Protection et utilisation des renseignements personnels
Par la nature de nos activités, tous les établissements de Vet et Nous recueillent et utilisent des renseignements personnels tels que le nom, l’adresse et le courriel de nos clients. Il est donc essentiel de veiller à l’utilisation judicieuse et sécuritaire de ces données.
Les données personnelles sont principalement recueillies lors de l’ouverture du dossier animal. Ainsi, le nom, l’adresse, les numéros de téléphone et l’adresse courriel sont associés au dossier animal qui lui contient le nom, la description, le poids et la date de naissance du patient.
Vet et Nous utilise les données personnelles pour ses dossiers internes. Les données sont également utilisées lorsqu’une tierce partie s’implique dans les soins de santé de l’animal. Les données sont, entre autres, utilisées pour les tests de laboratoire externes, les interprétations de radiologie, les requêtes d’échographies, la venue en établissement d’un spécialiste pour l’animal, la référence de l’animal ou le transfert de son dossier à un autre établissement vétérinaire, l’inscription à un essai d’assurances, les réclamations d’assurances et la rédaction d’une ordonnance externe.
Les données sont conservées dans le logiciel Cornerstone ou Logivet, selon l’établissement vétérinaire.
Limite d’utilisation et de divulgation
Nous utilisons les renseignements personnels que le client nous fournit pour les raisons suivantes, notamment :
- Fournir des soins vétérinaires de qualité adaptés à l’animal
- Planifier et gérer les rendez-vous et les traitements
- Communiquer avec le client concernant les soins de l’animal
- Facturer les services et effectuer des paiements
- Répondre à des questions et préoccupations du client
- Référer l’animal vers des soins spécialisés dans l’établissement ou dans un autre établissement
- Faire une demande en lien avec une assurance médicale pour l’animal
Les renseignements personnels ne seront pas vendus à des tiers ni publiés en ligne.
Nous ne divulguons les renseignements personnels qu’avec le consentement explicite (verbal ou écrit), sauf dans les cas où la loi l’exige, comme en cas de signalement d’une maladie contagieuse ou de poursuites judiciaires.
Sécurité des données
Les données sont conservées dans le logiciel Logivet ou Cornerstone, selon l’établissement. Des sauvegardes dans le « nuage » sont effectuées périodiquement; seuls les gestionnaires ont accès aux fonctions administratives; le serveur est isolé du reste du réseau et il est protégé par un pare-feu afin de diminuer les risques de rançongiciel; le système d’exploitation est toujours à jour avec les dernières mises à jour de Microsoft; les logiciels antivirus sont maintenus à jour; et le personnel est sensibilisé aux cyber-risques.
Les documents imprimés qui comportent des informations personnelles sont détruits de façon sécuritaire, à l’interne.
Les documents physiques qui doivent être conservés en vertu des normes de l’Ordre des médecins vétérinaires du Québec, sont entreposés à l’établissement vétérinaire, dans un endroit non accessible pour le public, jusqu’à leur destruction.
Politique de confidentialité
La politique complète de confidentialité de Vet et Nous est accessible sur le site web de l’entreprise, au www.vetetnous.com
Politique de protection des renseignements personnels
La protection des renseignements personnels de nos clients est de la plus haute importance pour nous. Nous nous engageons à assurer la confidentialité et la sécurité de toutes les informations que vous nous confiez. Ce document vise à vous expliquer comment nous collectons, utilisons, divulguons et protégeons vos renseignements personnels.
Collecte de renseignements personnels :
Lorsque vous utilisez nos services, il est possible que nous ayons besoin de recueillir des renseignements personnels vous concernant et concernant votre animal de compagnie. Ces renseignements peuvent inclure, sans toutefois s’y limiter :
- Vos coordonnées (nom, adresse, numéro de téléphone, adresse courriel
- Les informations sur votre animal (nom, espèce, race, âge, antécédents médicaux)
- Les détails relatifs aux traitements médicaux et aux rendez-vous
- Les informations de paiement pour les services que vous avez reçus
Utilisation des renseignements personnels :
Nous utilisons les renseignements personnels que vous nous fournissez pour les raisons suivantes :
- Fournir des soins vétérinaires de qualité adaptés à votre animal
- Planifier et gérer les rendez-vous et les traitements
- Communiquer avec vous concernant les soins de votre animal
- Facturer les services et effectuer des paiements
- Répondre à des questions et préoccupations
- Référer votre animal vers des soins spécialisés en clinique ou dans un autre établissement
- Faire une demande en lien avec une assurance médicale pour votre animal
Les renseignements personnels ne seront pas vendus à des tiers ni publiés en ligne. Ils peuvent être utilisés via nos différentes plateformes de communications numériques (prise de rendez-vous en ligne, confirmation de rendez-vous, plateforme pour le transfert de dossier du patient vers un centre de référence de soins vétérinaires, etc.).
Divulgation des renseignements personnels
Nous ne divulguons vos renseignements personnels qu’avec votre consentement explicite, sauf dans les cas où la loi l’exige, comme en cas de signalement d’une maladie contagieuse ou de poursuites judiciaires.
Conservation des renseignements personnels
Les renseignements recueillis et consignés au dossier médical seront conservés, tel que l’exige l’Ordre des Médecins Vétérinaires du Québec, pendant un minimum de 5 années après le dernier service professionnel rendu. Par la suite les renseignements personnels du client et le dossier médical de l’animal peuvent être détruits de façon sécuritaire.
Protection des renseignements personnels
Nous prenons des mesures de sécurité appropriées pour protéger vos renseignements personnels contre tout accès non autorisé, perte, divulgation ou altération. Nos employés sont formés sur la confidentialité et ont accès à vos renseignements seulement dans le cadre de leur travail, afin de fournir des soins à votre animal.
Accès et correction
Vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet et de les faire corriger en cas d’inexactitude. Pour exercer ces droits, vous pouvez en faire la demande directement à votre établissement vétérinaire ou nous contacter par courriel ()
Nous nous engageons à respecter la confidentialité de vos renseignements personnels. Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant notre politique de protection des renseignements personnels, n’hésitez pas à nous contacter ().
Mise à jour : 01 août, 2024